Datenschutzerklärung

Aktualisiert: 6. November 2026

Diese Erklärung erläutert, wie Arctic Skylight Lodge personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie uns kontaktieren, unsere Leistungen buchen oder nutzen oder unsere Website besuchen.

1. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Verantwortlicher ist Arctic Skylight Lodge Oy. Finnische Unternehmensnummer: 2997134-5.
Geschäftsanschrift und Anreiseadresse der Lodge: Äkäslompolontie 2748, 95970 Äkäslompolo (Muonio), Finnland.
Postanschrift: c/o Due North Safaris, Sivulantie 8, 95970 Äkäslompolo, Finnland.
Telefon: +358 40 506 35 95.
E-Mail, auch für Datenschutzanfragen: info@arcticskylightlodge.com.
Website: arcticskylightlodge.com.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erhalten Daten von Ihnen, von der Person, die Ihre Buchung organisiert, und gegebenenfalls von Buchungs- oder Leistungspartnern. Dazu können Name und Kontaktdaten, Aufenthaltsdaten, Gruppengröße und erforderliche Altersangaben zu Kindern, Anfragen zu Unterkunft, Restaurant, Sauna, Aktivitäten oder Transfers, Korrespondenz sowie Buchungs-, Rechnungs- und Zahlungsstatusdaten gehören. Gesetzlich vorgeschriebene Gästemeldedaten werden erhoben, soweit finnisches Recht dies verlangt.

Die Website-Systeme verarbeiten auch technische Informationen wie IP-Adressen, Browserdaten, Sicherheitsereignisse und notwendige Sitzungsdaten. Angaben zur freiwilligen Besuchszuordnung finden Sie unten im Abschnitt zu Cookies. Bitte übermitteln Sie keine Zahlungskartendaten, Ausweiskopien oder unnötigen personenbezogenen Daten über allgemeine Anfrageformulare oder gewöhnliche E-Mail.

3. Wofür wir Daten verwenden

• Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung von Buchungen und Erbringung vereinbarter Leistungen: von Ihnen angeforderte vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Erfüllung von Buchführungs-, Steuer- und gesetzlichen Gästemeldepflichten: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c).
• Schutz der Website und unserer Unterlagen, Bearbeitung von Beschwerden sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: unsere berechtigten Interessen, abgewogen gegen Ihre Rechte (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f).
• Optionale Cookies und Marketing, soweit eine Einwilligung erforderlich ist: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a). Sie können diese widerrufen. Eine Anfrage oder Buchung führt nicht automatisch zu einem Marketing-Abonnement.

Erforderliche Buchungsdaten oder gesetzlich vorgeschriebene Angaben können zur Leistungserbringung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig sein. Freiwillige Angaben sind keine Voraussetzung für das Surfen auf der Website. Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

4. Allergien, Ernährungsanforderungen und andere sensible Daten

Das Restaurantformular trennt gewöhnliche Essenswünsche von freiwilligen Allergie- oder Gesundheitsangaben. Eine Tischanfrage ist ohne Gesundheitsangaben möglich. Teilen Sie nur mit, was für Ihre gewünschte Mahlzeit erforderlich ist, keine Diagnosen, Krankengeschichten oder unnötigen Angaben über andere Personen. Verwenden Sie für Gesundheitsangaben das separate optionale Feld statt des gewöhnlichen Wunschfeldes.

Wir verwenden Anfragedaten für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch oder zur Erbringung einer vereinbarten Leistung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Für freiwillige Gesundheitsangaben stützen wir uns zusätzlich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. a. Das separate Kästchen zur Gesundheitseinwilligung ist nicht vorausgewählt und nur erforderlich, wenn Sie solche Angaben übermitteln möchten. Eine allgemeine Bestätigung der Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten.

Gesundheitsangaben dienen ausschließlich der Prüfung und Organisation Ihrer gewünschten Mahlzeit; Zugriff ist auf befugte Mitarbeiter beschränkt, die diese Angaben benötigen. Die Anfrage wird an unser Anfragepostfach gesendet und kann in der Formulardatenbank der Website gespeichert werden. Erforderliche Leistungshinweise können außerdem im Buchungssystem vermerkt werden. Die Küche soll nur die relevanten Hinweise zur Mahlzeit erhalten. Nicht alle Guides, Partner oder anderen Mitarbeiter dürfen deshalb die vollständige Anfrage einsehen. Wir senden Ihren Gesundheitstext nicht an einen automatischen Übersetzungsdienst und wiederholen ihn nicht in öffentlichen oder gastseitigen Bestätigungen.

Zum Widerruf Ihrer Gesundheitseinwilligung schreiben Sie an info@arcticskylightlodge.com und nennen die betreffende Anfrage. Wir beenden die von dieser Einwilligung abhängige Verwendung; die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung bleibt unberührt. Gegebenenfalls müssen wir mit Ihnen neu prüfen, welche Ernährungsvereinbarungen ohne die Angaben möglich sind. Ein Widerruf storniert Ihre Tischanfrage nicht automatisch. Angaben sind zu entfernen, sobald die Leistung und erforderliche Nachbearbeitung sie nicht mehr benötigen, sofern keine konkrete rechtliche Verpflichtung oder ein Rechtsanspruch eine begrenzte Aufbewahrung rechtfertigt. Die allgemeine Grenze von 12 Monaten für Anfragen rechtfertigt keine längere Speicherung von Gesundheitsangaben als notwendig, für Marketing oder allein wegen der Aufbewahrung einer Rechnung.

5. Dienstleister und andere Empfänger

• Hotellinx: Unterkunftsreservierungen und das Buchungs- und Kundenverwaltungssystem. Unterkunftsbuchungen über die Website nutzen den Hotellinx-Buchungsdienst.
• GoDaddy und Sucuri: Website-Hosting, Infrastruktur, Backups sowie Website-Sicherheits- und Firewall-Dienste. Diese Dienste können Website-Inhalte, Formulardatensätze sowie für ihre Aufgaben relevante technische und sicherheitsbezogene Informationen verarbeiten.
• Google Fonts und Font Awesome: Schriftarten und Symbolressourcen, die öffentliche Seiten abrufen. Beim Laden können Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Anfragedaten an diese Anbieter übermittelt werden. Dies ist von optionalen Cookies zur Besuchszuordnung zu unterscheiden.
• Microsoft 365 und E-Mail-Dienste: eingehende E-Mails werden über Microsoft 365 geleitet. E-Mail-Zustell- und Postfachanbieter übernehmen die Übermittlung und Speicherung von Anfragen und Reservierungskorrespondenz. Kontakt- und Restaurantformulare können Einträge außerdem in der Website-Datenbank speichern. Das Saunaformular ist für den Versand von Anfrage-E-Mails ohne gesonderte Speicheraktion für Einsendungen konfiguriert.
• Buchhaltungs- und Zahlungsdienstleister: für Rechnungen, Zahlungen und gesetzliche Buchführung erforderliche Daten, wenn diese Dienste genutzt werden.
• Anbieter angefragter Aktivitäten und Taxitransfers: nur die zur Organisation Ihrer Leistung erforderlichen Angaben. Due North Safaris führt seine Touren durch; ein örtlicher Taxipartner kann einen vereinbarten Transfer übernehmen. Ein Anbieter kann für seine eigene Leistung eigenständig Verantwortlicher und nicht unser Auftragsverarbeiter sein.
• Behörden und professionelle Berater: soweit die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben oder für eine rechtliche Angelegenheit erforderlich ist.

WordPress, WooCommerce, Caldera Forms und Ninja Forms sind auf der Website eingesetzte Software. Ihr Einsatz bedeutet nicht automatisch, dass jede Formulareinsendung an deren Entwickler gesendet wird. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, müssen auf Grundlage geeigneter Datenschutzvereinbarungen handeln. Eigenständig Verantwortliche wenden ihre eigenen Datenschutzhinweise an.

Einige Infrastruktur-, Support- oder andere Dienstleister können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Dafür ist ein anwendbarer Übermittlungsmechanismus nach der DSGVO erforderlich, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder geeignete vertragliche Garantien. Sie können die für Ihre Daten relevanten Empfänger und Einzelheiten zu den geltenden Übermittlungsgarantien bei uns erfragen. Wir behaupten nicht, dass sämtliche Website-, E-Mail- und Supportdaten in der EU/im EWR verbleiben.

6. Wie lange Daten aufbewahrt werden

Die Aufbewahrung richtet sich nach Datenkategorie und Zweck, nicht nach einer pauschalen Zehnjahresfrist:

• Anfragen und Reservierungswünsche, die nicht zu einer Buchung führen: wir überprüfen diese monatlich und löschen oder anonymisieren sie unwiderruflich schon früher, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch innerhalb von 12 Monaten nach dem letzten inhaltlichen Austausch. Informationen, die für eine konkrete gesetzliche Pflicht, eine Streitigkeit oder einen Rechtsanspruch erforderlich sind, werden nur im notwendigen Umfang aufbewahrt; Grund und Prüftermin werden dokumentiert. Dies verlängert nicht die kürzere Aufbewahrung sensibler leistungsbezogener Angaben, setzt keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten außer Kraft und beschränkt Ihre Datenschutzrechte nicht.
• Buchungs- und Kundendaten: solange sie für die Buchung und zugehörige Verwaltung benötigt werden, danach nur aufgrund einer konkret festgestellten buchhalterischen, gesetzlichen oder rechtsanspruchsbezogenen Notwendigkeit. Nicht mehr erforderliche Einzelheiten sind zu löschen oder zu anonymisieren, statt eine vollständige Kundenhistorie aufzubewahren.
• Gesetzliche Gästemeldungen und Daten im Gästeregister: ein Jahr ab Unterzeichnung der Meldung beziehungsweise Eintragung in das Gästeregister nach dem finnischen Gesetz über Beherbergungs- und Gastronomiebetriebe; anschließend sind sie zu vernichten. Diese Kategorie ist von Buchführungsunterlagen getrennt.
• Buchführungsunterlagen: Jahresabschlüsse, Geschäftsbücher und andere in Kapitel 2 § 10 des finnischen Buchführungsgesetzes genannte Unterlagen: mindestens zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Belege, geschäftsvorfallbezogene Korrespondenz und andere Unterlagen, die unter die Sechsjahresregel fallen: mindestens sechs Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr endete, soweit keine längere gesetzliche Frist gilt. Dies rechtfertigt keine Speicherung sachfremder Anfrage- oder Gesundheitsdaten.
• Allergieangaben und andere leistungsbezogene sensible Daten: nur wie in Abschnitt 4 beschrieben; sie sollen kein dauerhaftes Gästeprofil bilden.
• Einwilligungs- und Marketingdaten: solange sie für den eingewilligten Zweck benötigt werden. Ein minimaler Nachweis eines Widerrufs oder Widerspruchs kann gespeichert bleiben, um Ihre Entscheidung zu respektieren und die Einhaltung der Vorgaben nachzuweisen.
• Sicherheitsprotokolle und Backups: für die jeweiligen Sicherheits-, Untersuchungs- und Wiederherstellungszwecke, abhängig von den geltenden Anbietereinstellungen und notwendigen rechtlichen Aufbewahrungsanordnungen. Sicherungskopien können bis zur jeweiligen Rotation oder zum Ablauf bestehen bleiben; sie sind kein Grund, gelöschte Daten wieder aktiv zu verwenden.
• Cookie-Daten: die unten angegebenen Fristen und Widerrufsmöglichkeiten.

Die Löschung erfolgt nicht sofort oder in Website-Datenbank, E-Mail, Buchungssystem und Backups einheitlich automatisch. Eine manuelle Prüfung kann erforderlich sein. Fragen Sie uns nach den Aufbewahrungskriterien für einen bestimmten Datensatz. Für gesetzliche Pflichten oder Rechtsansprüche aufbewahrte Daten dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden.

7. Schutz der Daten

Wir verwenden Zugriffskontrollen sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, die den Daten und ihrem Zweck angemessen sind. Zugriff ist auf befugte Mitarbeiter und Dienstleister zu beschränken, die die Daten benötigen. Keine Website und kein E-Mail-Dienst kann absolute Sicherheit garantieren. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine fehlerhafte Offenlegung vermuten.

8. Ihre Rechte und Kontaktaufnahme

Sie können Ihre DSGVO-Rechte per E-Mail an info@arcticskylightlodge.com oder schriftlich an die Postanschrift in Abschnitt 1 geltend machen. Ein unterschriebener Brief, ein persönlicher Besuch oder eine Ausweiskopie ist im Regelfall nicht erforderlich. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität dürfen wir nur die zur Überprüfung notwendigen zusätzlichen Angaben anfordern. Bitte senden Sie keine Ausweiskopie, solange wir nicht erklärt haben, warum sie erforderlich ist und wie Sie sie sicher übermitteln können.

Unter den jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft und eine Kopie, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen und jederzeit Direktmarketing widersprechen. Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung zu berühren. Der Löschungsanspruch ist nicht uneingeschränkt, wenn konkrete gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Rechtsansprüche entgegenstehen.

Wir antworten unverzüglich und normalerweise innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Bei erforderlicher Verlängerung aufgrund der Komplexität oder Anzahl der Anfragen erlaubt die DSGVO bis zu zwei weitere Monate; wir erläutern die Verlängerung und ihre Gründe innerhalb des ersten Monats. Anfragen sind normalerweise kostenlos. Können wir einer Anfrage nicht nachkommen, erklären wir die Gründe sowie die Beschwerde- und gerichtlichen Rechtsschutzmöglichkeiten.

Sie können sich bei der finnischen Datenschutzaufsichtsbehörde unter tietosuoja.fi/en oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren und gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen.

Website-Cookies und Ihre Wahlmöglichkeiten

Notwendige Cookies unterstützen angeforderte Funktionen wie Anmeldung, Sicherheit und gegebenenfalls eine Warenkorbsitzung. Das Cookie asl_cookie_preferences speichert Ihre Cookie-Auswahl für sechs Monate. Diese Cookies dienen nicht der optionalen Besuchszuordnung.

Mit Ihrer Einwilligung nutzt WooCommerce eigene sbjs_* -Cookies zur optionalen Besuchszuordnung: Verweisquellen, Kampagneninformationen, besuchte Seiten sowie Browser- und Sitzungsdaten. Bei einer WooCommerce-Bestellung können diese mit der Bestellung verknüpft werden. Für das Surfen oder eine Anfrage ist diese Zuordnung nicht erforderlich.

Die Zuordnungs-Cookies sind sbjs_current, sbjs_current_add, sbjs_first, sbjs_first_add, sbjs_migrations, sbjs_udata und sbjs_session. Das Besuchssitzungs-Cookie gilt 30 Minuten; die übrigen Zuordnungs-Cookies sind in der aktuellen Konfiguration auf die Browsersitzung begrenzt.

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