Politique de confidentialité

Mise à jour : 6 novembre 2026

Cette politique explique comment Arctic Skylight Lodge traite les données personnelles lorsque vous nous contactez, réservez ou utilisez nos services, ou consultez notre site.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement est Arctic Skylight Lodge Oy. Identifiant d’entreprise finlandais : 2997134-5.
Adresse de l’entreprise et adresse d’arrivée au lodge : Äkäslompolontie 2748, 95970 Äkäslompolo (Muonio), Finlande.
Adresse postale : c/o Due North Safaris, Sivulantie 8, 95970 Äkäslompolo, Finlande.
Téléphone : +358 40 506 35 95.
Email, y compris pour les demandes relatives aux données personnelles : info@arcticskylightlodge.com.
Site : arcticskylightlodge.com.

2. Les informations recueillies

Nous recevons des informations de votre part, de la personne qui organise votre réservation et, le cas échéant, de partenaires de réservation ou de prestations. Elles peuvent comprendre vos nom et coordonnées, dates de séjour, taille du groupe et âges des enfants lorsque cela est pertinent, demandes d’hébergement, de restaurant, de sauna, d’activités ou de transfert, correspondance, ainsi que les données de réservation, de facturation et de suivi des paiements. Les informations légales d’enregistrement des voyageurs sont recueillies lorsque la législation finlandaise l’exige.

Les systèmes du site traitent également des données techniques, notamment les adresses IP, informations sur le navigateur, événements de sécurité et informations de session indispensables. L’attribution facultative des visites est décrite dans la rubrique sur les cookies ci-dessous. N’envoyez pas de données de carte bancaire, de copie de pièce d’identité ou de données personnelles inutiles par les formulaires généraux ou par email ordinaire.

3. Pourquoi nous utilisons les données

• Répondre aux demandes, préparer les réservations et fournir les prestations convenues : mesures précontractuelles demandées par vous et exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD).
• Respecter les obligations comptables, fiscales et légales d’enregistrement des voyageurs : obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c).
• Protéger le site et nos dossiers, traiter les réclamations et constater, exercer ou défendre des droits en justice : nos intérêts légitimes, mis en balance avec vos droits (article 6, paragraphe 1, point f).
• Cookies facultatifs et prospection lorsque le consentement est nécessaire : votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a). Vous pouvez le retirer. Une demande ou une réservation ne vous inscrit pas automatiquement à des communications commerciales.

Les données obligatoires de réservation ou les informations légales peuvent être nécessaires à la prestation ou au respect de la loi. Les informations facultatives ne sont pas une condition pour consulter le site. Nous n’utilisons pas de données personnelles pour des décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

4. Allergies, besoins alimentaires et autres informations sensibles

Le formulaire Restaurant sépare les préférences alimentaires courantes des informations facultatives sur les allergies ou la santé. Vous pouvez demander une table sans fournir de données de santé. Indiquez uniquement ce qui est nécessaire au repas demandé, sans diagnostic, antécédents médicaux ni informations inutiles sur d’autres personnes. Utilisez le champ facultatif dédié aux données de santé, plutôt que celui des préférences ordinaires.

Nous utilisons les informations de demande pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande ou fournir une prestation convenue (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD). Si vous fournissez volontairement des données de santé, nous nous fondons en plus sur votre consentement explicite au titre de l’article 9, paragraphe 2, point a. La case séparée de consentement aux données de santé est décochée par défaut et n’est nécessaire que si vous choisissez d’envoyer ces informations. La reconnaissance générale de la politique de confidentialité ne constitue pas ce consentement.

Les données de santé servent uniquement à évaluer et organiser le repas demandé ; l’accès est limité au personnel autorisé qui en a besoin. La demande est transmise à notre messagerie de renseignements et peut être conservée dans la base des formulaires du site. Les instructions nécessaires à la prestation peuvent aussi être consignées dans le système de réservation. Seules les instructions pertinentes pour le repas doivent être communiquées à la cuisine. Tous les guides, partenaires ou autres membres du personnel n’ont pas pour autant accès à la demande complète. Nous n’envoyons pas votre texte de santé à un service de traduction automatique et ne le répétons pas dans les confirmations publiques ou destinées aux clients.

Pour retirer votre consentement aux données de santé, écrivez à info@arcticskylightlodge.com en précisant la demande concernée. Nous cesserons l’utilisation qui dépend de ce consentement ; le retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement antérieur. Nous pourrons devoir réexaminer avec vous les dispositions alimentaires possibles sans ces informations. Le retrait n’annule pas automatiquement votre demande de table. Les détails doivent être supprimés dès que la prestation et les suites nécessaires n’en ont plus besoin, sauf obligation légale précise ou droits en justice justifiant une conservation limitée. La limite générale de 12 mois pour les demandes ne justifie pas de conserver des données de santé plus longtemps que nécessaire, à des fins commerciales ou simplement parce qu’une facture doit être gardée.

5. Prestataires et autres destinataires

• Hotellinx : réservations d’hébergement et système de gestion des réservations et des clients. Les réservations d’hébergement sur le site utilisent le service Hotellinx.
• GoDaddy et Sucuri : hébergement, infrastructure, sauvegardes et services de sécurité et de pare-feu du site. Ces services peuvent traiter le contenu du site, les données des formulaires et les informations techniques ou de sécurité utiles à leurs fonctions.
• Google Fonts et Font Awesome : polices et icônes demandées par les pages publiques. Leur chargement peut transmettre votre adresse IP et des informations de navigateur et de requête à ces prestataires. Il s’agit de ressources distinctes des cookies facultatifs d’attribution des visites.
• Microsoft 365 et messagerie : les emails entrants sont acheminés via Microsoft 365. Les prestataires d’acheminement et de messagerie assurent la transmission et le stockage des demandes et des échanges relatifs aux réservations. Les formulaires Contact et Restaurant peuvent également enregistrer des réponses dans la base de données du site. Le formulaire Sauna est configuré pour envoyer des emails de demande sans action distincte d’enregistrement des réponses.
• Prestataires comptables et de paiement : données nécessaires aux factures, paiements et obligations comptables lorsque ces services sont utilisés.
• Prestataires des activités et taxis demandés : uniquement les données nécessaires à votre prestation. Due North Safaris organise ses excursions ; un partenaire taxi local peut assurer un transfert convenu. Le prestataire peut être responsable indépendant du traitement pour son propre service plutôt que notre sous-traitant.
• Autorités et conseillers professionnels : lorsque la communication est imposée par la loi ou nécessaire à une question juridique.

WordPress, WooCommerce, Caldera Forms et Ninja Forms sont des logiciels utilisés sur le site. Leur présence ne signifie pas en soi que chaque réponse de formulaire est envoyée à leurs développeurs. Les prestataires qui traitent des données pour notre compte doivent intervenir dans un cadre approprié de traitement des données. Les responsables indépendants appliquent leurs propres informations de confidentialité.

Certains prestataires d’infrastructure, d’assistance ou d’autres services peuvent traiter des données hors de l’UE/EEE. Un mécanisme de transfert applicable au titre du RGPD est alors nécessaire, tel qu’une décision d’adéquation ou des garanties contractuelles appropriées. Vous pouvez nous demander quels destinataires concernent vos données et quelles garanties s’appliquent aux transferts. Nous n’affirmons pas que toutes les données du site, des emails et de l’assistance restent dans l’UE/EEE.

6. Durée de conservation

La conservation dépend de la catégorie et de la finalité, et non d’une durée générale de dix ans :

• Demandes de renseignements et de réservation qui ne débouchent pas sur une réservation : nous les examinons chaque mois et les supprimons ou les anonymisons de manière irréversible dès qu’elles ne sont plus nécessaires, et au plus tard dans les 12 mois suivant le dernier échange substantiel. Les informations nécessaires à une obligation légale précise, un litige ou des droits en justice sont conservées uniquement dans la mesure nécessaire, avec un motif et une date de réexamen documentés. Cela ne prolonge pas la durée plus courte applicable aux données sensibles propres à une prestation, ne déroge pas aux obligations légales de conservation et ne limite pas vos droits en matière de protection des données.
• Données de réservation et dossiers clients : tant qu’elles sont nécessaires à la réservation et à sa gestion, puis uniquement pour une obligation comptable ou légale identifiée ou pour des droits en justice. Les détails inutiles doivent être supprimés ou anonymisés plutôt que conservés dans un historique client complet.
• Déclarations légales des voyageurs et données du registre des voyageurs : un an à compter de la signature de la déclaration ou de l’inscription dans le registre, selon le cas prévu par la loi finlandaise sur l’hébergement et la restauration, puis destruction. Cette catégorie est distincte des pièces comptables.
• Documents comptables : états financiers, livres comptables et autres documents visés au chapitre 2, article 10 de la loi finlandaise sur la comptabilité : au moins dix ans à compter de la fin de l’exercice. Pièces justificatives, correspondance relative aux opérations et autres documents relevant de la règle de six ans : au moins six ans à compter de la fin de l’année civile durant laquelle l’exercice s’est terminé, sauf durée légale supérieure. Cela ne justifie pas de conserver des demandes ou données de santé sans rapport.
• Allergies et autres données sensibles propres à une prestation : uniquement selon la rubrique 4 ; elles ne doivent pas devenir un profil client permanent.
• Données de consentement et de prospection : tant qu’elles sont nécessaires à la finalité consentie ; une trace minimale d’un retrait ou d’une opposition peut être conservée pour respecter votre choix et démontrer la conformité.
• Journaux de sécurité et sauvegardes : pour leurs finalités de sécurité, d’investigation et de restauration, selon les paramètres des prestataires applicables et les obligations nécessaires de conservation liées à une procédure. Des copies peuvent subsister jusqu’à la rotation ou l’expiration des sauvegardes ; cela ne justifie pas de remettre en usage actif des données supprimées.
• Données des cookies : durées et moyens de retrait indiqués ci-dessous.

La suppression n’est ni instantanée ni uniformément automatique dans la base du site, les emails, le système de réservation et les sauvegardes. Un examen manuel peut être nécessaire. Contactez-nous pour les critères applicables à un dossier précis. L’utilisation des données conservées pour une obligation légale ou des droits en justice doit rester limitée à cette finalité.

7. Protection des informations

Nous utilisons des contrôles d’accès et des mesures techniques et organisationnelles adaptés aux données et à leur finalité. L’accès doit être limité au personnel et aux prestataires autorisés qui en ont besoin. Aucun site ni service de messagerie ne peut garantir une sécurité absolue. Contactez-nous si vous pensez que des données ont été communiquées à tort.

8. Vos droits et comment nous contacter

Vous pouvez exercer vos droits au titre du RGPD par email à info@arcticskylightlodge.com ou par courrier à l’adresse postale de la rubrique 1. Une lettre signée, une visite sur place ou une copie de pièce d’identité ne sont pas exigées systématiquement. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons demander uniquement les informations supplémentaires nécessaires à sa vérification. N’envoyez pas de copie de pièce d’identité sans que nous ayons expliqué pourquoi elle est nécessaire et comment la transmettre en sécurité.

Sous réserve des conditions légales applicables, vous pouvez demander l’accès et une copie, la rectification, l’effacement, la limitation et la portabilité des données, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et vous opposer à tout moment à la prospection directe. Si le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur. L’effacement n’est pas absolu lorsqu’une obligation précise de conservation ou des droits en justice s’appliquent.

Nous répondons sans retard injustifié et normalement dans le mois suivant la réception de la demande. Si la complexité ou le nombre des demandes nécessite une prolongation, le RGPD autorise jusqu’à deux mois supplémentaires ; nous expliquons cette prolongation et ses motifs pendant le premier mois. Les demandes sont normalement gratuites. Si nous ne pouvons pas donner suite, nous expliquons pourquoi ainsi que les possibilités de réclamation et de recours juridictionnel.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’autorité finlandaise de protection des données sur tietosuoja.fi/en, ou d’une autre autorité compétente, et exercer un recours juridictionnel.

Cookies et vos choix

Les cookies essentiels servent les fonctions demandées : connexion, sécurité et, le cas échéant, session de panier. Le cookie asl_cookie_preferences mémorise votre choix pendant six mois. Ces cookies ne servent pas à l’attribution facultative des visites.

Avec votre accord, WooCommerce utilise les cookies propriétaires sbjs_* pour l’attribution facultative des visites : sources, campagnes, pages vues et données du navigateur et de session. En cas de commande WooCommerce, ces informations peuvent y être associées. Elles ne sont pas nécessaires pour naviguer ou envoyer une demande.

Les cookies d’attribution sont sbjs_current, sbjs_current_add, sbjs_first, sbjs_first_add, sbjs_migrations, sbjs_udata et sbjs_session. Le cookie de visite dure 30 minutes ; les autres sont limités à la session du navigateur dans la configuration actuelle.

L’attribution facultative reste désactivée jusqu’à votre accord. Choisissez Accepter les cookies facultatifs, Refuser les cookies facultatifs ou Paramètres des cookies. Le bouton en bas de chaque page permet de modifier ou retirer votre choix. Refuser ou retirer efface ces cookies et arrête la collecte d’attribution. Cela n’efface pas les informations déjà légalement associées à une commande.

Les liens vers le service de réservation d’hébergement, la caméra d’aurores, les boutiques d’applications et d’autres sites ouvrent des services distincts. Leurs propres informations sur la confidentialité et les cookies s’appliquent lorsque vous les consultez. Vos choix de cookies sur ce site n’activent aucun réseau publicitaire.