Tietosuojaseloste

Päivitetty: 6. marraskuuta 2026

Tässä selosteessa kerromme, miten Arctic Skylight Lodge käsittelee henkilötietoja, kun otat meihin yhteyttä, varaat tai käytät palvelujamme tai vierailet verkkosivustollamme.

1. Kuka vastaa henkilötiedoistasi?

Rekisterinpitäjä on Arctic Skylight Lodge Oy. Y-tunnus: 2997134-5.
Yrityksen katuosoite ja saapumisosoite: Äkäslompolontie 2748, 95970 Äkäslompolo (Muonio), Suomi.
Postiosoite: c/o Due North Safaris, Sivulantie 8, 95970 Äkäslompolo, Suomi.
Puhelin: +358 40 506 35 95.
Sähköposti, myös tietosuojapyyntöjä varten: info@arcticskylightlodge.com.
Verkkosivusto: arcticskylightlodge.com.

2. Kerättävät tiedot

Saamme tietoja sinulta, varauksesi järjestävältä henkilöltä ja tarvittaessa varaus- tai palvelukumppaneilta. Tietoihin voivat kuulua nimi ja yhteystiedot, oleskelun ajankohdat, seurueen koko ja tarpeelliset lasten ikätiedot, majoitusta, ravintolaa, saunaa, aktiviteetteja tai kuljetuksia koskevat pyynnöt, kirjeenvaihto sekä varaus-, lasku- ja maksutilannetiedot. Keräämme lakisääteiset matkustajatiedot Suomen lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.

Verkkosivuston järjestelmät käsittelevät myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, selaintietoja, tietoturvatapahtumia ja välttämättömiä istuntotietoja. Vapaaehtoisista käyntien alkuperätiedoista kerrotaan jäljempänä evästeosiossa. Älä lähetä maksukorttitietoja, henkilöllisyystodistuksen kopioita tai tarpeettomia henkilötietoja yleisillä yhteydenottolomakkeilla tai tavallisella sähköpostilla.

3. Mihin käytämme tietoja?

• Tiedusteluihin vastaaminen, varausten valmistelu ja sovittujen palvelujen toteuttaminen: pyytämäsi sopimusta edeltävät toimet ja sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Kirjanpito-, vero- ja lakisääteisten matkustajatietovelvoitteiden noudattaminen: lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
• Verkkosivuston ja tietojen suojaaminen, reklamaatioiden käsittely sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen: oikeutettu etumme, jota punnitaan suhteessa oikeuksiisi (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Vapaaehtoiset evästeet ja markkinointi silloin, kun suostumusta tarvitaan: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit peruuttaa suostumuksesi. Tiedustelu tai varaus ei automaattisesti liitä sinua markkinointilistalle.

Pakollisia varaus- tai lakisääteisiä tietoja voidaan tarvita palvelun toteuttamiseen tai lain noudattamiseen. Vapaaehtoiset tiedot eivät ole verkkosivuston selaamisen edellytys. Emme käytä henkilötietoja yksinomaan automaattisiin päätöksiin, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

4. Allergiat, ruokavaliot ja muut arkaluonteiset tiedot

Ravintolalomakkeessa tavalliset ruokatoiveet erotetaan vapaaehtoisista allergia- tai terveystiedoista. Voit pyytää pöytävarausta antamatta terveystietoja. Anna vain pyydetyn aterian kannalta tarpeelliset tiedot, älä diagnooseja, sairaushistoriaa tai tarpeettomia tietoja muista henkilöistä. Käytä terveystietoja varten erillistä vapaaehtoista kenttää tavallisen ruokatoivekentän sijaan.

Käytämme tiedustelutietoja pyynnöstäsi toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimiin tai sovitun palvelun toteuttamiseen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Jos annat vapaaehtoisesti terveystietoja, käsittelyn lisäperusteena on nimenomainen suostumuksesi 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti. Erillistä terveystietosuostumusta ei ole valittu valmiiksi, ja se tarvitaan vain, jos päätät lähettää kyseisiä tietoja. Tietosuojaselosteen yleinen kuittaus ei ole suostumus terveystietojen käsittelyyn.

Terveystietoja käytetään vain pyydetyn aterian arviointiin ja järjestämiseen. Pääsy rajataan niitä tarvitseville valtuutetuille työntekijöille. Pyyntö toimitetaan yhteydenottosähköpostiimme ja voidaan tallentaa verkkosivuston lomaketietokantaan. Tarpeellisia palveluohjeita voidaan kirjata myös varausjärjestelmään. Keittiöön tulee välittää vain olennaiset ateriaohjeet. Kaikilla oppailla, kumppaneilla tai muilla työntekijöillä ei ole tämän perusteella oikeutta koko tiedusteluun. Emme lähetä terveystekstiä automaattiseen käännöspalveluun emmekä toista sitä julkisissa tai asiakkaalle näytettävissä vahvistuksissa.

Voit peruuttaa terveystietosuostumuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@arcticskylightlodge.com ja yksilöimällä kyseisen pyynnön. Lopetamme suostumukseen perustuvan käytön. Peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Ruokailujärjestelyjen toteuttamismahdollisuudet ilman tietoja voidaan joutua arvioimaan uudelleen, ja keskustelemme tästä kanssasi. Peruuttaminen ei automaattisesti peruuta pöytävarauspyyntöäsi. Tiedot on poistettava, kun palvelu ja tarpeellinen jälkiselvittely eivät enää edellytä niitä, ellei yksilöity lakisääteinen velvoite tai oikeusvaade oikeuta rajattua säilyttämistä. Tiedustelujen yleinen 12 kuukauden enimmäisaika ei oikeuta säilyttämään terveystietoja tarpeettomasti, markkinointia varten tai vain laskun säilytysvelvollisuuden vuoksi.

5. Palveluntarjoajat ja muut vastaanottajat

• Hotellinx: majoitusvaraukset sekä varaus- ja asiakashallintajärjestelmä. Verkkosivuston majoitusvaraukset tehdään Hotellinx-varauspalvelussa.
• GoDaddy ja Sucuri: verkkosivuston ylläpito, infrastruktuuri, varmuuskopiot sekä tietoturva- ja palomuuripalvelut. Palvelut voivat käsitellä verkkosivuston sisältöä, lomaketietoja sekä tehtäviensä kannalta tarpeellisia teknisiä ja tietoturvatietoja.
• Google Fonts ja Font Awesome: julkisten sivujen lataamat kirjasintyylit ja kuvakkeet. Näiden resurssien lataaminen voi välittää palveluntarjoajille IP-osoitteesi sekä selain- ja pyyntötietoja. Nämä ovat eri asia kuin vapaaehtoiset käyntien alkuperää seuraavat evästeet.
• Microsoft 365 ja sähköpostipalvelut: saapuvat sähköpostit reititetään Microsoft 365:n kautta. Sähköpostin välitys- ja postilaatikkopalvelujen tehtävänä on tiedustelujen ja varauksiin liittyvän kirjeenvaihdon toimittaminen ja säilyttäminen. Yhteydenotto- ja ravintolalomakkeet voivat tallentaa vastauksia myös verkkosivuston tietokantaan. Saunalomake on määritetty lähettämään tiedustelut sähköpostitse ilman erillistä vastausten tallennustoimintoa.
• Kirjanpito- ja maksupalveluntarjoajat: laskujen, maksujen ja lakisääteisen kirjanpidon kannalta tarpeelliset tiedot, kun näitä palveluja käytetään.
• Pyytämiesi aktiviteettien ja taksikuljetusten toteuttajat: vain palvelusi järjestämiseen tarvittavat tiedot. Due North Safaris toteuttaa omat retkensä; paikallinen taksikumppani voi toteuttaa sovitun kuljetuksen. Toteuttaja voi olla oman palvelunsa osalta itsenäinen rekisterinpitäjä eikä meidän henkilötietojen käsittelijämme.
• Viranomaiset ja asiantuntijat: kun luovutus perustuu lakiin tai on tarpeen oikeudellisen asian hoitamiseksi.

WordPress, WooCommerce, Caldera Forms ja Ninja Forms ovat verkkosivustolla käytettäviä ohjelmistoja. Niiden käyttö ei sellaisenaan tarkoita, että jokainen lomakevastaus lähetetään ohjelmistojen kehittäjille. Puolestamme henkilötietoja käsittelevillä palveluntarjoajilla on oltava asianmukaiset käsittelyjärjestelyt. Itsenäiset rekisterinpitäjät soveltavat omia tietosuojatietojaan.

Osa infrastruktuuri-, tuki- tai muista palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin tarvitaan GDPR:n mukainen siirtoperuste, kuten tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai asianmukaiset sopimusperusteiset suojatoimet. Voit pyytää tietoja henkilötietojesi vastaanottajista ja sovellettavista siirtojen suojatoimista. Emme väitä, että kaikki verkkosivusto-, sähköposti- ja tukitiedot pysyvät EU:n tai ETA:n alueella.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytysaika määräytyy tietoryhmän ja käyttötarkoituksen mukaan. Kaikkiin tietoihin ei sovelleta kymmenen vuoden säilytysaikaa:

• Tiedustelut ja varauspyynnöt, jotka eivät johda varaukseen: tarkistamme nämä kuukausittain ja poistamme tai anonymisoimme ne peruuttamattomasti jo aiemmin, kun niitä ei enää tarvita, ja joka tapauksessa 12 kuukauden kuluessa viimeisestä asiasisältöisestä viestinvaihdosta. Yksilöityä lakisääteistä velvoitetta, riitaa tai oikeusvaadetta varten tarvittavat tiedot säilytetään vain tarpeellisessa laajuudessa. Säilytyksen syy ja tarkistuspäivä dokumentoidaan. Tämä ei pidennä palvelukohtaisten arkaluonteisten tietojen lyhyempää säilytysaikaa, syrjäytä lakisääteistä säilytystä eikä rajoita tietosuojaoikeuksiasi.
• Varaus- ja asiakastiedot: niin kauan kuin niitä tarvitaan varaukseen ja sen hallinnointiin, minkä jälkeen vain yksilöidyn kirjanpito-, lakisääteisen tai oikeusvaateeseen liittyvän velvoitteen vuoksi. Tarpeettomat tiedot on poistettava tai anonymisoitava sen sijaan, että säilytettäisiin koko asiakashistoria.
• Lakisääteiset matkustajailmoitukset ja matkustajarekisterin tiedot: yksi vuosi ilmoituksen allekirjoittamisesta tai tietojen rekisteriin merkitsemisestä sen mukaan, mitä majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetussa laissa edellytetään. Tämän jälkeen ne hävitetään. Tämä tietoryhmä on erillinen kirjanpitoaineistosta.
• Kirjanpitoaineisto: tilinpäätös, kirjanpidot ja muut kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä tarkoitetut asiakirjat vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kuuden vuoden säännön piiriin kuuluva aineisto vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ellei laissa edellytetä pidempää aikaa. Tämä ei oikeuta säilyttämään asiaan kuulumattomia tiedustelu- tai terveystietoja.
• Allergia- ja muut palvelukohtaiset arkaluonteiset tiedot: vain kohdassa 4 kuvatulla tavalla; niistä ei pidä muodostaa pysyvää asiakasprofiilia.
• Suostumus- ja markkinointitiedot: niin kauan kuin suostumuksen mukainen tarkoitus edellyttää. Suppea tieto peruutuksesta tai vastustamisesta voidaan säilyttää valintasi noudattamiseksi ja lainmukaisuuden osoittamiseksi.
• Tietoturvalokit ja varmuuskopiot: niiden tietoturva-, selvitys- ja palautustarkoitusten edellyttämän ajan sovellettavien palveluasetusten ja tarpeellisten oikeudellisten säilytysvelvoitteiden mukaisesti. Kopioita voi jäädä varmuuskopioihin niiden kierron tai vanhenemisen ajaksi; se ei oikeuta palauttamaan poistettuja tietoja aktiiviseen käyttöön.
• Evästetiedot: jäljempänä ilmoitetut ajat ja peruutusmahdollisuudet.

Poistaminen ei tapahdu välittömästi eikä yhdenmukaisesti automaattisesti verkkosivuston tietokannassa, sähköpostissa, varausjärjestelmässä ja varmuuskopioissa. Manuaalinen tarkistus voi olla tarpeen. Voit kysyä tietyn tiedon säilytysperusteista. Lakisääteistä velvoitetta tai oikeusvaadetta varten säilytettävien tietojen käyttö on rajattava kyseiseen tarkoitukseen.

7. Tietojen suojaaminen

Käytämme tietojen ja niiden käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia käyttöoikeusrajoituksia sekä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Pääsy on rajattava valtuutettuun henkilöstöön ja palveluntarjoajiin, jotka tarvitsevat tietoja. Mikään verkkosivusto tai sähköpostipalvelu ei voi taata ehdotonta turvallisuutta. Ota meihin yhteyttä, jos epäilet tietojen päätyneen väärälle vastaanottajalle.

8. Oikeutesi ja yhteydenotto

Voit tehdä GDPR:n mukaisen oikeuksiasi koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@arcticskylightlodge.com tai kirjeitse kohdassa 1 ilmoitettuun postiosoitteeseen. Allekirjoitettua kirjettä, henkilökohtaista käyntiä tai henkilöllisyystodistuksen kopiota ei tavallisesti vaadita. Jos meillä on perusteltu syy epäillä henkilöllisyyttäsi, voimme pyytää vain sen varmistamiseksi tarpeellisia lisätietoja. Älä lähetä henkilöllisyystodistuksen kopiota, ellemme selitä, miksi sitä tarvitaan ja miten sen voi toimittaa turvallisesti.

Sovellettavien oikeudellisten edellytysten mukaisesti voit pyytää pääsyä tietoihisi ja niiden kopiota, oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja milloin tahansa suoramarkkinointia. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jos käsittely perustuu siihen. Peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Poistamisoikeus ei ole ehdoton, jos yksilöity lakisääteinen säilytysvelvollisuus tai oikeusvaade edellyttää säilyttämistä.

Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, tavallisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. GDPR sallii määräajan jatkamisen enintään kahdella lisäkuukaudella, jos pyyntöjen monimutkaisuus tai määrä sitä edellyttää. Ilmoitamme jatkamisesta ja sen syistä ensimmäisen kuukauden aikana. Pyynnöt ovat tavallisesti maksuttomia. Jos emme voi toteuttaa pyyntöä, kerromme syyn sekä mahdollisuuksista valittaa ja käyttää oikeussuojakeinoja.

Voit tehdä valituksen Suomen tietosuojavaltuutetulle osoitteessa tietosuoja.fi/en tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ja käyttää tuomioistuimen tarjoamia oikeussuojakeinoja.

Verkkosivuston evästeet ja valintasi

Välttämättömät evästeet tukevat pyytämiäsi toimintoja, kuten kirjautumista, turvallisuutta ja tarvittaessa ostoskorin istuntoa. Eväste asl_cookie_preferences muistaa evästevalintasi kuusi kuukautta. Näitä evästeitä ei käytetä vapaaehtoiseen käyntien kohdentamiseen.

Suostumuksellasi WooCommerce käyttää ensimmäisen osapuolen sbjs_* -evästeitä vapaaehtoiseen käyntien kohdentamiseen: viittauslähteet, kampanjatiedot, katsotut sivut sekä selain- ja istuntotiedot. Jos teet WooCommerce-tilauksen, tiedot voidaan liittää tilaukseen. Kohdentamista ei tarvita sivuston selaamiseen tai tiedustelun tekemiseen.

Kohdentamisevästeitä ovat sbjs_current, sbjs_current_add, sbjs_first, sbjs_first_add, sbjs_migrations, sbjs_udata ja sbjs_session. Käynti-istunnon eväste on voimassa 30 minuuttia. Muut kohdentamisevästeet rajoittuvat nykyisillä asetuksilla selaimen istuntoon.

Vapaaehtoinen kohdentaminen pysyy poissa käytöstä, kunnes hyväksyt sen. Valitse Hyväksy valinnaiset evästeet, Hylkää valinnaiset evästeet tai Evästeasetukset. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi minkä tahansa sivun alareunan Evästeasetukset-painikkeesta. Hylkääminen tai suostumuksen peruuttaminen poistaa nämä kohdentamisevästeet ja pysäyttää kohdentamistietojen keruun. Se ei poista tilaukseen jo lainmukaisesti tallennettuja tietoja.

Linkit majoituksen varauspalveluun, revontulikameraan, sovelluskauppoihin ja muille verkkosivustoille avaavat erillisiä palveluja. Kun siirryt niihin, sovelletaan niiden omia tietosuoja- ja evästetietoja. Tämän sivuston evästevalinnat eivät ota käyttöön mainosverkostoja.